Miten inventoin yrityksen käytössä olevat ohjelmistot?

Ohjelmistoinventaario on yrityksen tietoturvan kulmakivi. Se auttaa ymmärtämään, mitkä ohjelmistot ovat käytössä ja mitkä niistä ovat lisensoituja. Tämän avulla voidaan välttää turhia kustannuksia ja parantaa yrityksen kyberhygieniaa.

Ohjelmistoinventaarion tekeminen on tärkeää yrityksen tietoturvan ja kustannusten hallinnan kannalta. Se auttaa ymmärtämään, mitkä ohjelmistot ovat käytössä, mitkä niistä ovat lisensoituja ja mitkä eivät.

Tässä muutamia vinkkejä ohjelmistoinventaarion tekemiseen.

1. Luo kattava lista

  • Käyttäjäkyselyt: Pyydä jokaista työntekijää luetteloimaan käyttämänsä ohjelmistot. Tämä on hyvä aloituspiste, mutta ei välttämättä täydellinen.
  • Jos käytät SaaShop™ -palvelua, voit sen kautta lähettää kutsut inventaarioon osallistuville ja heidän on helppo tiputtaa ohjelmistojen kuitit kuitinkäsittelijään. Tällä tavalla inventaario syntyy kollektiivisesti ja helposti AI:n ja automaation tukemana.
  • IT-järjestelmien tarkistus: Tarkista yrityksen IT-järjestelmistä, kuten verkkoyhteyksistä, palvelimista ja työasemistä, asennetut ohjelmistot.
  • Pilvipalvelut: Kartoita kaikki käytössä olevat pilvipalvelut ja niihin liittyvät lisenssitiedot.

2. Käytä apuna ohjelmistoja

  • Ohjelmistoinventaarion työkalut: Markkinoilla on useita ohjelmistoja, jotka auttavat automatisoimaan inventoinnin. Nämä työkalut skannaavat järjestelmät ja luovat kattavan listan asennetuista ohjelmistoista.
  • Verkkotunnustustyökalut: Näillä työkaluilla voidaan tunnistaa verkossa olevat laitteet ja niissä käytettävät ohjelmistot.
  • SaaShopin kuitinkerääjä: Kuitinkerääjä muodostaa sinne tiputetuista ohjelmistojen kuiteista taulukon, jonka voit ladata koneellesi jatkokäsittelyä varten. Tämä nopeuttaa merkittävästi inventaarion tekemistä.

→ Testaa kuitinkäsittelijää

3. Tarkista lisenssit

  • Lisenssisopimukset: Kerää kaikki ohjelmistojen lisenssisopimukset yhteen paikkaan. Tarkista niistä lisenssin tyyppi, lisensoitujen käyttäjien määrä ja muut olennaiset tiedot.
  • Lisenssinhallintaohjelmistot: Harkitse lisenssinhallintaohjelmiston käyttöönottoa, jos yrityksessä on paljon ohjelmistoja. Se auttaa seuraamaan lisenssit ja varoittaa mahdollisista ylilisensoinneista tai alilisensoinneista.

4. Dokumentoi tulokset

  • Excel-taulukko: Luo yksityiskohtainen taulukko, johon kirjataan kaikki inventoitu ohjelmisto, sen toimittaja, lisenssin tyyppi, lisenssin voimassaoloaika ja muut olennaiset tiedot.
  • Tietokanta: Jos yrityksessä on käytössä tietokanta, voidaan tiedot tallentaa sinne.

5. Päivitä säännöllisesti

Ohjelmistoinventaarion hyödyt

Lisenssinhallinta

Vähentää lisensointikustannuksia ja vältetään oikeudellisia ongelmia.

Turvallisuus

Helpottaa haavoittuvuuksien tunnistamista ja korjaamista.

Omaisuudenhallinta

Parantaa yrityksen omaisuuden hallintaa.

Päätöksenteko

Tarjoaa tietoa ohjelmistohankintoja koskeviin päätöksiin.

Lisävinkkejä

  • Aloita pienestä: Jos yrityksessä on paljon ohjelmistoja, aloita inventointi tärkeimmistä järjestelmistä.

  • Hyödynnä automatisointia: Automaattiset työkalut nopeuttavat ja helpottavat.

  • Hyödynnä AI:ta: SaaShop-palvelu tunnistaa kaikki ohjelmistot ja tekee inventaarion puolestasi. Tiputtelet vain kuitit “laatikkoon” ja AI raksuttaa tulokset taulukkoon.

    → Testaa AI-pohjaista kuitinkäsittelijää.

  • Kysy apua: Jos tarvitset apua inventoinnin tekemisessä, ota yhteyttä IT-osastoon tai ulkopuoliseen asiantuntijaan.

Muistathan, että ohjelmistoinventaario on jatkuva prosessi, jota tulee päivittää säännöllisesti.

→ lue lisää miten SaaShop-palvelu tekee tämän puolestasi.

Haluaisitko tietää lisää jostain tietystä aiheesta, kuten ohjelmistoinventaariotyökaluista tai lisenssinhallinnasta?

Ota yhteyttä myyntiimme, tilaa kattava avaimet käteen SaaS-auditointi (alk. 490€) tai aloita lisenssien/palveluiden omatoiminen kartoitus SaaShop™ -palvelun kautta osoitteessa https://service.saashop.fi/